Die digitale Transformation stellt eine bedeutende Herausforderung für viele Unternehmen dar, vor allem für etablierte Betriebe, die seit Jahren mit bewährten analogen Methoden arbeiten. In einer Zeit, in der Technologien rasant voranschreiten und Kundenerwartungen sich stetig wandeln, ist die Digitalisierung kein Luxus, sondern eine Voraussetzung für Wettbewerbsfähigkeit und nachhaltigen Erfolg. Unternehmen wie SAP, Siemens oder die Software AG zeigen eindrucksvoll, wie umfassende Digitalisierungsstrategien zum Wachstum und zur Effizienzsteigerung beitragen. Doch insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bedeutet die Digitalisierung oft eine enorme Investition und eine weitreichende Veränderung der Geschäftsprozesse. Welche Schritte sind also notwendig, um das bestehende Geschäft erfolgreich zu digitalisieren? Welche Bereiche bieten das größte Potenzial, und wie lassen sich die Herausforderungen meistern? In den folgenden Abschnitten beleuchten wir praxisnahe Methoden, bewährte Strategien und aktuelle Technologietrends, damit Ihr Unternehmen auch 2025 digital vorne mitspielt.
Digitale Grundlage schaffen: Definition und Nutzen der Digitalisierung im bestehenden Geschäft
Die Digitalisierung eines Unternehmens umfasst mehr als nur die Einführung neuer Technologien. Im Kern bedeutet sie, bestehende Arbeitsabläufe mit digitalen Lösungen effizienter, transparenter und automatisierter zu gestalten. Dabei reicht die Bandbreite von der digitalen Buchhaltung, etwa mit DATEV, über automatisierte Bestell- und Rechnungsprozesse bis hin zu Smart-Factory-Lösungen, wie sie Bosch oder WAGO anbieten. Je höher der Digitalisierungsgrad, desto stärker sind die Geschäftsprozesse miteinander vernetzt und können in Echtzeit überwacht werden.
Die Vorteile einer erfolgreichen Digitalisierung sind vielseitig:
- Steigerung der Umsätze durch bessere Erreichbarkeit und neue digitale Geschäftsmodelle
- Kostensenkung durch Automatisierung zeit- und personalintensiver Prozesse
- Optimierte Produktions- und Lieferkettenprozesse für höhere Qualität und geringere Durchlaufzeiten
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit durch schnellere sowie individuelle Reaktion auf Kundenwünsche
- Erleichterte Mitarbeitergewinnung und -bindung durch moderne Arbeitsumgebung und digitale Tools
Ein kleiner Betrieb profitiert beispielsweise enorm, wenn TeamViewer-basierte Fernwartung den Außendienst ersetzt oder die interne Kommunikation mit Cloud-Lösungen der Deutschen Telekom effizienter gestaltet wird. So können kleine und mittlere Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Marktstellung stärken.
| Digitalisierungsbereich | Beispiele aus der Praxis | Potentielle Vorteile |
|---|---|---|
| Automatisierte Buchhaltung | DATEV Software zur digitalen Finanz- und Lohnbuchführung | Reduzierung von Fehlern, Zeitersparnis, bessere Analyse der Finanzdaten |
| Produktion & Logistik | Siemens Steuerungssysteme, Bosch Sensortechnologie | Optimierte Prozesssteuerung, Vermeidung von Materialengpässen |
| Kundenkommunikation | CRM-Systeme, Chatbots, Social Media Management | Schnellere Reaktionszeiten, erhöhte Kundenzufriedenheit |
Fokussierte Digitalisierungsbereiche: Wo starte ich am besten und welche Technologien sind relevant?
Da Ressourcen und Budget oft begrenzt sind, empfiehlt es sich, zunächst jene Unternehmensbereiche zu identifizieren, die den größten Hebel für Effizienzsteigerungen und Umsatzwachstum bieten. Folgende fünf Bereiche haben sich dabei besonders bewährt:
1. Marketing und Kundenbindung
Die Digitalisierung eröffnet neue Chancen, Kunden digital zu erreichen, ihre Bedürfnisse zu verstehen und eine starke Markenbindung aufzubauen. Über Plattformen wie die der Deutschen Telekom oder mit SEO- sowie SEA-Maßnahmen können Sie Ihre Sichtbarkeit im Web deutlich erhöhen. CRM-Systeme helfen dabei, Kundenprofile detailliert zu erfassen und automatisierte Follow-ups zu generieren. Chatbots und Messenger-Bots ermöglichen eine 24/7-Kommunikation, die Beratung und Support verbessert.
2. Interne Kommunikation und Dokumentenmanagement
Bei Projekten, an denen viele Personen beteiligt sind, entstehen oft Kommunikationsströme, die ohne digitale Tools schwer zu steuern sind. Tools von Bechtle etwa ermöglichen ein transparentes Aufgabenmanagement, während Plattformen wie TeamViewer die ortsunabhängige Zusammenarbeit unterstützen. So entfallen unnötige Emails, und Informationen sind stets abrufbar.
3. Produktion und Prozesssteuerung
In der Fertigung sorgen intelligente Steuerungssysteme von Siemens oder Sensoren von Bosch für eine lückenlose Überwachung. Materialbestände werden automatisch nachbestellt, und Produktionsprozesse laufen bedarfsgerecht. Dies spart Kosten und erhöht die Flexibilität.
4. Logistik und Supply Chain
Eine digitale Steuerung der Lieferketten erhöht Transparenz und sichert schnellere Lieferungen. Echtzeitdaten erlauben eine bessere Planung, wie es Unternehmen wie SAP mit ihren Lösungen bieten.
5. Interne Prozesse wie Buchhaltung und Personalmanagement
Ein weiterer Fokus liegt auf der Automatisierung von Standardprozessen im Büro: von DATEV gestützer Buchhaltung bis zur digitalen Personalakte. So werden Fehlerquellen minimiert und Mitarbeiter können sich auf Wertschöpfung konzentrieren.
- Identifikation der größten Schwachstellen
- Recherche verfügbarer digitaler Lösungen (z.B. Standardsoftware oder individuelle Tools)
- Priorisierung und Ressourcenplanung
| Bereich | Technologien & Anbieter | Wichtigste Vorteile |
|---|---|---|
| Marketing | CRM-Systeme, Social Media Tools, Deutsche Telekom Digital Services | Erweiterte Reichweite, verbesserte Kundenbindung |
| Kommunikation | Bechtle Collaboration, TeamViewer | Effiziente Zusammenarbeit, reduzierte interne Emails |
| Produktion | Siemens Automatisierung, Bosch Sensorik | Höhere Flexibilität, Vermeidung von Engpässen |
Videobeispiel:
Wirtschaftliche Aspekte und Budgetplanung bei der Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen
Die Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie ist mit Investitionen verbunden, die sich insbesondere für KMU als Hürde darstellen können. Doch die Kosten für digitale Technologien und Dienstleistungen sinken kontinuierlich, und es gibt eine Vielzahl von Förderprogrammen und Unterstützung durch staatliche Stellen und Verbände, unter anderem auch durch den Bitkom.
Um Geld optimal einzusetzen, sollten Sie folgende Vorgehensweise berücksichtigen:
- Analyse des Status Quo: Wo bestehen im Unternehmen die größten Schwachstellen oder zeitraubenden Abläufe?
- Recherche und Priorisierung: Welche digitalen Lösungen bringen den größten Nutzen für das vorhandene Budget?
- Testphase: Nutzen Sie kostenlose Testversionen, um den praktischen Mehrwert und die Anwendbarkeit zu prüfen.
- Schulungen: Kalkulieren Sie die Kosten und Zeit für Mitarbeiterschulungen, denn gut informierte Mitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg.
- Langfristiger ROI: Erstellen Sie eine Kosten-Nutzen-Rechnung, die Einsparungen und Umsatzsteigerungen berücksichtigt.
Unternehmen wie Bechtle oder SAP bieten neben ihrer Software oft auch Consulting- und Supportleistungen, die speziell auf KMU abgestimmt sind. Ebenso engagieren sich Firmen wie WAGO in praktischen Pilotprojekten, damit auch kleinere Betriebe von Innovationen profitieren können.
| Kostenfaktor | Beispiel | Tipps für KMU |
|---|---|---|
| Software-Lizenzen | DATEV, SAP Cloud Lösungen | Vor Nutzung Testzugang vereinbaren |
| Hardwareanschaffung | Server, Netzwerkkomponenten (z. B. Bechtle) | Nur notwendige Komponenten anschaffen |
| Personalschulungen | Interne Workshops, externe Trainer | Mitarbeiter frühzeitig einbinden |
Videoinspiration:
Ein Social Media-Beispiel für gelungene Digitalisierung zeigt das
Die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie: Vier Schritte zum Erfolg mit agilen Methoden
Um Digitalisierungsprojekte nachhaltig und effektiv umzusetzen, ist es ratsam, strategisch vorzugehen und die gesamte Organisation einzubeziehen. Ein bewährtes Vorgehen gliedert sich in vier Schritte:
- Analyse der Ist-Situation: Befragungen von Mitarbeitern, Kunden und Partnern sowie Wettbewerbsanalysen zeigen den Handlungsbedarf.
- Definition des Zielbildes: Auf Basis gesammelter Erkenntnisse wird ein klares Ziel formuliert, das alle Unternehmensbereiche betrifft und mit der Gesamtstrategie abgestimmt ist.
- Erstellung einer Roadmap: Konkrete Maßnahmen mit Zeitplanung, Ressourcenverteilung und klar definierten Meilensteinen ermöglichen eine strukturierte Umsetzung.
- Formulierung digitaler Produktanforderungen: Mithilfe von User Stories, Customer Journey Maps und MVP-Konzepten werden digitale Tools bedarfsgerecht entwickelt.
Agile Methoden, wie in der Softwareentwicklung bei der Software AG weit verbreitet, tragen dazu bei, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und kontinuierlich zu optimieren. Dieser iterative Prozess, oft beschrieben als PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act), garantiert, dass digitale Innovationen exakt auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten bleiben.
| Schritt | Auswirkungen | Empfohlene Tools und Technologien |
|---|---|---|
| Ist-Analyse | Transparenz über Schwachstellen und Chancen | SWOT-Analyse, Stakeholderbefragungen |
| Zieldefinition | Klare Ausrichtung und Prioritäten | OKR-Methode, KPI-Definitionen |
| Roadmap | Strukturierte Umsetzung mit Ressourcenplanung | Projektmanagement-Tools von Bechtle |
| Produktanforderungen | Anforderungen klar definieren, Nutzerzentrierung | User Stories, Customer Journey Mapping |
Mitarbeiter und Führung: Treiber einer erfolgreichen digitalen Transformation
Neben der Technologie sind vor allem Menschen der Schlüssel zum Gelingen der Digitalisierung. Führungskräfte müssen als Vorbilder agieren, die Veränderungsbereitschaft fördern und eine Kultur des Lernens etablieren. Dabei helfen Kompetenzen im Bereich der Führungskompetenzen und eine unternehmerische Denkweise, wie sie in Plattformen für Entrepreneure vermittelt werden.
Eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter minimiert Ängste und steigert die Akzeptanz für neue digitale Tools. Schulungen und kontinuierliches Feedback fördern die Qualifikation und Bindung der Mitarbeiter.
- Führung durch Vorbildrolle und klare Kommunikation
- Mitarbeiterbeteiligung und Transparenz im Veränderungsprozess
- Regelmäßige Weiterbildungen und Trainings
- Flexibilität und Offenheit gegenüber neuen Technologien
Unternehmen wie Bitkom setzen sich für digitale Weiterbildung ein und bieten vielfältige Unterstützungsangebote an, von denen auch Ihr Betrieb profitieren kann. Es gilt, nicht nur Prozesse, sondern die gesamte Unternehmenskultur auf die digitale Zukunft auszurichten.
| Fokus | Maßnahmen | Erwarteter Effekt |
|---|---|---|
| Führungsebene | Strategische Kommunikation und Vorbildfunktion | Motivation und Richtung für Digitalisierungsprozesse |
| Mitarbeiter | Schulungen, Einbezug und Feedbackmechanismen | Akzeptanz, Qualifikation, Innovationskraft |
| Unternehmenskultur | Kulturwandel fördern und Flexibilität ermöglichen | Langlebigkeit der digitalen Transformation |
Häufig gestellte Fragen zur erfolgreichen Digitalisierung eines bestehenden Geschäfts
- Wie erkenne ich, welche Bereiche meines Unternehmens digitalisiert werden sollten?
Führen Sie eine umfassende Analyse der Prozesse durch, befragen Sie Mitarbeiter und Kunden und ermitteln Sie, wo Engpässe oder unzeitgemäße Abläufe bestehen. Nutzen Sie dabei Tools wie eine SWOT-Analyse. - Wie viel Budget sollte ich für die Digitalisierung meines Unternehmens einplanen?
Das Budget hängt stark von der Unternehmensgröße und dem Umfang der Digitalisierung ab. Nutzen Sie kostenlose Testversionen von Software und berücksichtigen Sie Schulungskosten, um Ihre Investitionen gezielt zu planen. - Wie kann ich meine Mitarbeiter für die Digitalisierung motivieren?
Informieren Sie frühzeitig über die Vorteile und Veränderungen, beziehen Sie Mitarbeiter aktiv in Entscheidungen ein und bieten Sie Schulungen an, um Sicherheit im Umgang mit neuen Tools zu schaffen. - Was mache ich, wenn sich meine Digitalisierungsstrategie während des Prozesses ändern muss?
Bleiben Sie flexibel und setzen Sie auf agile Methoden, um schnell auf neue Anforderungen reagieren zu können und Ihre Strategie kontinuierlich anzupassen. - Wie finde ich geeignete Softwarepartner oder Dienstleister?
Erstellen Sie eine Checkliste mit Anforderungen, holen Sie Referenzen ein und testen Sie die Software idealerweise in einer Probephase. Anbieter wie Bechtle oder Software AG bieten neben Produkten auch umfassenden Support.
Weitere nützliche Informationen rund um Produktivität, Unternehmertum und digitale Transformation finden Sie auf dieser Webseite und auf diesem ausführlichen Leitfaden.
